一个GTD的替代系统

本文翻译自“GTD sucks for creative work. Here’s an alternative system. -by- Dave Lee”,他认为GTD在创意工作领域表现很糟糕,并在本文介绍一个替代的系统。

这篇文章在Hacker NewsReddit上很火,本文的评论中也有不少有意思的内容的说。


我的一个朋友问我使用什么系统来管理我的TODO清单(Todo List,待办事项清单):

你的TODO清单可能和我的一样,有上百万条那么多,而且还在持续增长中……你是否使用某个或某些系统来管理TODO清单呢?我以前曾不严格地使用GTD,目前则在使用文本文件来管理我的TODO清单。这个文本文件十分巨大……我喜欢它的简易的特性,复制、粘贴和再组织的效率……但排序是个痛苦的过程。我刚刚下载了Mac版Things,看看它能否减轻一些痛苦。

因此,我在这里写下我对GTD的看法。从2002年开始以及之后的4年里,我是GTD的死忠。我认为自己在使用GTD方面达到了“黑带”的水准,同时我也影响周围的人。然而,一段时间之后,GTD系统变成了累赘。有太多的项目(Project)和太多的下一步行动(Next Action)包含其中,已经信息过载了。我的大脑无法处理50-100个正在进行中的项目和下一步行动。

我认为GTD对简单的工作是有效果的,比如销售。销售时,你要打一堆的电话和发送一堆的电子邮件,因此你需要一个系统来跟踪所有的条目。然而,在创意工作领域,更多的是不断变动的内容而不是有100个要跟踪的条目。你需要专注,来推动项目的开发与创作。

虽然我仍然喜欢GTD的一些原则(下一步行动,设定项目的目标,清空大脑等等),我认为这个系统会对创意革新者产生不好的影响。当革新者需要空间去尝试和发现的时候,他们往往会被GTD系统中洪水般的任务吓到的说。

大部分任务/待办事项管理软件是基于项目和任务这两个概念的。这真是太失败了。成打的项目和任务最终将填满你的任务管理软件。每天当你察看接下来几周项目和任务时,得到的只有沮丧,它就像一条永无止境的充满压力的河流。

对于创意工作者来说,最重要的不是无穷尽的待办任务,而是发现并专注在重要的事情上,深入其中。创意工作者需要深入到功能或问题中去,越深入越能发挥出更多的创造力,从而给最终用户创造更多的价值。

因此,我的任务管理系统是什么样的呢?

  1. 我喜欢将我的一周划分为每日关注点,并且每周都是这样。我选择我的业务中最重要的5个领域,集中精力在它们上面,每天一个领域。
  2. 我选择3条本周最想要达成的目标,将它们作为本周的目标和愿景。
  3. 在开始一天的工作前,我选择3条今天最想要达成的目标。所有这3条目标与今天的关注点契合。
  4. 我使用番茄工作法,每25分钟专注地工作。我使用Mac软件“ My Little Pomodoro”进行管理并有规律地休息。
  5. 我将每日关注点视作独立的项目,因此,我只需要跟踪5个项目。
  6. 5个项目中的每个项目,我只保留需要关注的最少的信息。我不会让大量的任务和笔记充斥在项目中。我记录一些我需要处理的工作和相关的关键信息。我也会保持对关键指标的跟踪,目前在使用Google Spreadsheets和Asana(虽然设置软件的过程让我很不爽,不过至少让它们能够工作)。
  7. 对于当前的5个项目不重要的信息,我会将它们移动到团队Wiki中。Wiki作为一个快速参考空间供我放置哪些不那么重要的笔记和想法。它们是我不想遗忘的事物,也许将来某一天我会需要用到它们。我将它们与我的项目分离开来保证项目空间的简洁。
  8. 其他的不需要随手获取的信息将存储在Dropbox或邮件归档中。这将作为我的远程参考,在我将来需要的时候去搜索查找。
  9. 每天我优先处理每日关注点所处的领域和3条今日目标。在一天结束的时候,我会处理其他次重要的内容,如电子邮件。
  10. 保持工作台、系统桌面和电子邮件收件箱的干净整洁,以此来让混乱熵保持在较低的水平,并使得前面的1-9更好的运作。

就个人而言,我无法忍受使用Mac版Things(或类似的任务管理软件)来组织管理工作的想法。通常,你会创建一些项目,然后给它们添加一些任务,在你意识到你有那么多的项目和任务之前,它已经被淹没的。整个事情变成了一种干扰和阻碍。它使得工作变得很无趣。

每日关注点和最少的任务让我保持专注且超高的效率。它让创意工作变得有趣。

试一下吧^.^

Weekly Digest #2

Weekly Digest是一个文摘系列,分享一些我最近阅读的文章以及我的观点,每周五发布。


你的问题不是缺少动力 -by- 褪墨[1]

当我们被想要实现某个目标却一直没有做好这件事困扰的时候,我们“面对的问题并不是没有动力,而是如何坚持”。

我认为没能够做到坚持有两点原因:

  1. 外界干扰信息太多,导致我们注意力过于分散;
  2. 由于个人的惰性,导致执行力不足

我建议你可以尝试一下以下的方法:

  1. 给自己制定两个清单——TODO清单 & NOT TODO清单(让自己专注于真正重要的事情上);
  2. 每天早晨回顾一下前面两个清单,然后制定今天的3MITs清单(找出今天最重要的3件事,然后竭尽全力完成它们);
  3. 营造有利于自己实现目标的环境(调整房间的布局等让自己感觉良好一些)
以上几条是我最近在实践的方法:我两周前购买了新的桌椅,调整了房间的布局,让自己的工作一角更加舒适;我每周进行回顾和计划,并决定下周要做什么和不做什么;最后每天制定3MITs清单,并尽可能去完成它们。虽然我还是不能够做到完全按照计划行事,但是对比之前一段时间来说,已经有了很大的进步,接下来我要做的就是坚持下去更加自然地去做这些事情的说。

[1]:褪墨是时间管理方面的很不错的的博客。

DNSPod.com

DNSPod是国内最大的第三方免费DNS解析服务商,提供了一堆不错的功能,国内很多知名站点都在使用它的服务(详见百度百科)。

我之前一直使用的是Godaddy的解析服务(购买域名时的默认解析服务),由于前一段时间有Godaddy的解析被屏蔽的说法,加上今天使用同事的手机首次访问我的站点时,出现无法找到域名的提示,让我决定使用DNSPod的服务。

DNSPod提供了两个版本:国际版(.com)和中文版(.cn),按照我的一贯作风,我选择了国际版,虽然面对国内的用户可能中文版更好一些,但对我来说影响不大。不过切换的过程中出现了一个小问题,由于添加域名的时候我将博客域名错输为一个我以前想要注册的域名,导致博客域名一直无法解析,原以为是延时生效的缘故,洗完澡后才发现问题所在,改正后即时生效了。

另外,DNSPod去年被腾讯收购了。最近DNSPod开源了其DNS服务器的源码(BSD协议)。

最后,推荐两个工具:Just-PingPing.eu

虎嗅网

虎嗅是一个有视角的商业资讯与交流平台。霍炬在V2EX上推荐了它并给了很高的评价。我个人感觉有些文章确实不错,目前将其放入收藏夹闲暇时浏览一下。不过对于其不提供全文RSS这一点感觉很不错,即使有FullTextRSSFeed这类服务可以将其转换为全文。

Bootstrapping ── 不求人的創業模式 -by- Mr Jamie

作为一名程序猿,业余时间不充分利用起来,绝对是绝大的浪费,浪费是可耻的行为。业余时间可以用来读书、学习新的技能、创业,总之就是不能够白白浪费掉。

对于创业,目前IT创业成本很低,有很多优秀的免费的服务可以使用来帮助自己构建新的产品,“会写程序的人不自己折腾点啥,真愧对这个时代。”虽然很多人说创业一定要全职投入,否则很容易失败,如果你被这样的观点困扰了,推荐看看《重来》(《Rework》)。

时间管理 #2 3MITS

3MITs是我很喜欢的一个技巧,其是3 Most Important Tasks/Things的缩写,是一个遵循要事第一的原则的时间管理技巧。

规则很简单:列出每天最重要的三件事,然后竭尽全力完成它们。

最近我重新开始有意识的管理自己的生活,3MITs是我几乎每天使用的工具,每天傍晚回到家会列出当晚的3MITs。

今天的列表如下:

  • 更新一篇博客(0.5h)
  • 整理这两天的Drupal随笔记(1h)
  • Novel Crawling功能规划与开发(1.5h)

我理解的成功运用3MITs的关键有以下几点:

  • 自制力,3MITs是对自己的承诺,因此要竭尽全力完成它们;
  • 3MITs至少有一条与自己的目标相关,比如我的更新一篇博客就是为了养成坚持更新博客的习惯;
  • 坚持,成功的背后是长时间的坚持和努力。

刚开始可能感觉不能很好地设定3MITs,我现在也处于这个阶段,主要原因是我的阶段目标不明确,除了更新博客外,余下两条有一定的随机性,解决方法是设置较长时间的3MITs,如周3MITs,月3MITs,季度3MITs……让长期的目标指引每天的工作,我在努力中,希望3MITs也能够给你的生活带来些变化。

PS:第4天了,继续努力。