一个GTD的替代系统

本文翻译自“GTD sucks for creative work. Here’s an alternative system. -by- Dave Lee”,他认为GTD在创意工作领域表现很糟糕,并在本文介绍一个替代的系统。

这篇文章在Hacker NewsReddit上很火,本文的评论中也有不少有意思的内容的说。


我的一个朋友问我使用什么系统来管理我的TODO清单(Todo List,待办事项清单):

你的TODO清单可能和我的一样,有上百万条那么多,而且还在持续增长中……你是否使用某个或某些系统来管理TODO清单呢?我以前曾不严格地使用GTD,目前则在使用文本文件来管理我的TODO清单。这个文本文件十分巨大……我喜欢它的简易的特性,复制、粘贴和再组织的效率……但排序是个痛苦的过程。我刚刚下载了Mac版Things,看看它能否减轻一些痛苦。

因此,我在这里写下我对GTD的看法。从2002年开始以及之后的4年里,我是GTD的死忠。我认为自己在使用GTD方面达到了“黑带”的水准,同时我也影响周围的人。然而,一段时间之后,GTD系统变成了累赘。有太多的项目(Project)和太多的下一步行动(Next Action)包含其中,已经信息过载了。我的大脑无法处理50-100个正在进行中的项目和下一步行动。

我认为GTD对简单的工作是有效果的,比如销售。销售时,你要打一堆的电话和发送一堆的电子邮件,因此你需要一个系统来跟踪所有的条目。然而,在创意工作领域,更多的是不断变动的内容而不是有100个要跟踪的条目。你需要专注,来推动项目的开发与创作。

虽然我仍然喜欢GTD的一些原则(下一步行动,设定项目的目标,清空大脑等等),我认为这个系统会对创意革新者产生不好的影响。当革新者需要空间去尝试和发现的时候,他们往往会被GTD系统中洪水般的任务吓到的说。

大部分任务/待办事项管理软件是基于项目和任务这两个概念的。这真是太失败了。成打的项目和任务最终将填满你的任务管理软件。每天当你察看接下来几周项目和任务时,得到的只有沮丧,它就像一条永无止境的充满压力的河流。

对于创意工作者来说,最重要的不是无穷尽的待办任务,而是发现并专注在重要的事情上,深入其中。创意工作者需要深入到功能或问题中去,越深入越能发挥出更多的创造力,从而给最终用户创造更多的价值。

因此,我的任务管理系统是什么样的呢?

  1. 我喜欢将我的一周划分为每日关注点,并且每周都是这样。我选择我的业务中最重要的5个领域,集中精力在它们上面,每天一个领域。
  2. 我选择3条本周最想要达成的目标,将它们作为本周的目标和愿景。
  3. 在开始一天的工作前,我选择3条今天最想要达成的目标。所有这3条目标与今天的关注点契合。
  4. 我使用番茄工作法,每25分钟专注地工作。我使用Mac软件“ My Little Pomodoro”进行管理并有规律地休息。
  5. 我将每日关注点视作独立的项目,因此,我只需要跟踪5个项目。
  6. 5个项目中的每个项目,我只保留需要关注的最少的信息。我不会让大量的任务和笔记充斥在项目中。我记录一些我需要处理的工作和相关的关键信息。我也会保持对关键指标的跟踪,目前在使用Google Spreadsheets和Asana(虽然设置软件的过程让我很不爽,不过至少让它们能够工作)。
  7. 对于当前的5个项目不重要的信息,我会将它们移动到团队Wiki中。Wiki作为一个快速参考空间供我放置哪些不那么重要的笔记和想法。它们是我不想遗忘的事物,也许将来某一天我会需要用到它们。我将它们与我的项目分离开来保证项目空间的简洁。
  8. 其他的不需要随手获取的信息将存储在Dropbox或邮件归档中。这将作为我的远程参考,在我将来需要的时候去搜索查找。
  9. 每天我优先处理每日关注点所处的领域和3条今日目标。在一天结束的时候,我会处理其他次重要的内容,如电子邮件。
  10. 保持工作台、系统桌面和电子邮件收件箱的干净整洁,以此来让混乱熵保持在较低的水平,并使得前面的1-9更好的运作。

就个人而言,我无法忍受使用Mac版Things(或类似的任务管理软件)来组织管理工作的想法。通常,你会创建一些项目,然后给它们添加一些任务,在你意识到你有那么多的项目和任务之前,它已经被淹没的。整个事情变成了一种干扰和阻碍。它使得工作变得很无趣。

每日关注点和最少的任务让我保持专注且超高的效率。它让创意工作变得有趣。

试一下吧^.^

Weekly Digest #2

Weekly Digest是一个文摘系列,分享一些我最近阅读的文章以及我的观点,每周五发布。


你的问题不是缺少动力 -by- 褪墨[1]

当我们被想要实现某个目标却一直没有做好这件事困扰的时候,我们“面对的问题并不是没有动力,而是如何坚持”。

我认为没能够做到坚持有两点原因:

  1. 外界干扰信息太多,导致我们注意力过于分散;
  2. 由于个人的惰性,导致执行力不足

我建议你可以尝试一下以下的方法:

  1. 给自己制定两个清单——TODO清单 & NOT TODO清单(让自己专注于真正重要的事情上);
  2. 每天早晨回顾一下前面两个清单,然后制定今天的3MITs清单(找出今天最重要的3件事,然后竭尽全力完成它们);
  3. 营造有利于自己实现目标的环境(调整房间的布局等让自己感觉良好一些)
以上几条是我最近在实践的方法:我两周前购买了新的桌椅,调整了房间的布局,让自己的工作一角更加舒适;我每周进行回顾和计划,并决定下周要做什么和不做什么;最后每天制定3MITs清单,并尽可能去完成它们。虽然我还是不能够做到完全按照计划行事,但是对比之前一段时间来说,已经有了很大的进步,接下来我要做的就是坚持下去更加自然地去做这些事情的说。

[1]:褪墨是时间管理方面的很不错的的博客。

DNSPod.com

DNSPod是国内最大的第三方免费DNS解析服务商,提供了一堆不错的功能,国内很多知名站点都在使用它的服务(详见百度百科)。

我之前一直使用的是Godaddy的解析服务(购买域名时的默认解析服务),由于前一段时间有Godaddy的解析被屏蔽的说法,加上今天使用同事的手机首次访问我的站点时,出现无法找到域名的提示,让我决定使用DNSPod的服务。

DNSPod提供了两个版本:国际版(.com)和中文版(.cn),按照我的一贯作风,我选择了国际版,虽然面对国内的用户可能中文版更好一些,但对我来说影响不大。不过切换的过程中出现了一个小问题,由于添加域名的时候我将博客域名错输为一个我以前想要注册的域名,导致博客域名一直无法解析,原以为是延时生效的缘故,洗完澡后才发现问题所在,改正后即时生效了。

另外,DNSPod去年被腾讯收购了。最近DNSPod开源了其DNS服务器的源码(BSD协议)。

最后,推荐两个工具:Just-PingPing.eu

虎嗅网

虎嗅是一个有视角的商业资讯与交流平台。霍炬在V2EX上推荐了它并给了很高的评价。我个人感觉有些文章确实不错,目前将其放入收藏夹闲暇时浏览一下。不过对于其不提供全文RSS这一点感觉很不错,即使有FullTextRSSFeed这类服务可以将其转换为全文。

Bootstrapping ── 不求人的創業模式 -by- Mr Jamie

作为一名程序猿,业余时间不充分利用起来,绝对是绝大的浪费,浪费是可耻的行为。业余时间可以用来读书、学习新的技能、创业,总之就是不能够白白浪费掉。

对于创业,目前IT创业成本很低,有很多优秀的免费的服务可以使用来帮助自己构建新的产品,“会写程序的人不自己折腾点啥,真愧对这个时代。”虽然很多人说创业一定要全职投入,否则很容易失败,如果你被这样的观点困扰了,推荐看看《重来》(《Rework》)。

每天早晨应当查看的两个清单

本文翻译自“Two Lists You Should Look at Every Morning -by- Peter Bregman”,文中说你要准备两个清单:专注清单和忽视清单,专注清单上列出你要投入精力去做的事情,忽视清单上列出的是为了保证精力集中你应当避免的事情。毕竟时间是有限的,如何在有限的时间里创造出更大的价值,就在于我们能够将时间投入在真正重要的事情上,好钢要用在刀刃上。

这两个清单也称之为TODO 清单和NOT TODO清单,我尝试过,还在实践中,希望能够做的越来越好。


我与一位科技公司的CEO约定了会面时间,但我迟到了。当我走进他公司所在办公楼的电梯时,我已经使用iPhone给他发了邮件。我按了6楼,眼睛仍一直停留在手机屏幕上。在我用拇指不停地戳着屏幕的时候,电梯门打开了,我看也没看,直接走了出去。这时身后传来一道声音:“你走错楼层了。”我回头看了下,发现CEO正站在那里保持电梯门开着等我回去,脸上挂着灿烂的笑容。他一直与我在同一部电梯里。“你被逮捕了。”他说。

世界在飞速地前进着,而且只会越来越快。有太多的科技、太多的信息和太多的事物要我们去理解、去思考、去做出响应。我的一位朋友最近的新工作是一个中等规模的投资银行的学习开发主管。在她第一天上班打开电脑的时候,已经有385条信息在那里等着她去处理了。

因此我们试图加速来跟上节奏。为了回复所有的邮件,我们熬夜到凌晨3点。我们使用Twitter、Facebook、LinkedIn,我们浏览新闻站点,只是希望确保我们随时掌握最新的信息。当我们听到新信息的铃声或者振动时,我们已经开始“分泌唾液”了。

但这是错误的。信息的飞速增长给我们带来冲击是不可避免的(而且正在变得越来越糟糕)。试图掌控这一切只会适得其反。当更急的浪头赶过来的时候,我们更需要关注的是航向,否则,我们将会被冲散并像沙粒一样淹没在周围。 理智地有意地去分辨出什么是重要的事情从未像今天这样的迫切。

“说不”也从未想今天这样重要。不,我不打算读那篇文章。不,我不会去阅读那封邮件。不,我不打算打那个电话。不,不会去参加那个会议。

这很难做到,因为可能,仅仅是可能,下一条信息将会是我们成功的关键。但事实上我们成功的关键在于相反的事物上:我们有意去面对错过一些信息带来的风险。因为试图关注所有的内容也是个风险,且将会导致我们筋疲力尽。我们将会变得困惑、紧张且易怒。我们会错过站在同一部电梯里的CEO。

弗吉尼亚理工大学交通学院此前进行了一次车祸的研究,他们将相机装置在汽车中来记录事故发上前发生了些什么事情。他们发现80%的事故是由于事故发生的前3秒内司机分心导致的。换句话说,他们失去了专注——用手机拨打电话、调整广播电台、吃一口三明治、或者查看一条信息——从而没有意识到周围世界发生的变化,然后,他们出车祸了。

世界正在飞速变化着,如果我们没有保持专注在前进的道路上,拒绝有诱人分心的事物,也就是分心,我们发生事故的几率就会增加。

因此,现在是停下来、列出优先级并保持专注的好时机。制定以下两个清单:

清单1:专注清单(前进的道路)

你想要实现什么样的目标?什么事情让你感到快乐?什么事情对你来说是重要的?规划分配你的时间来处理这些事情。因为时间是一个有限的资源,不管你多么努力地工作也不可能每周工作8天,每天25个小时。

清单2:忽视清单(分心的事物)

为了有效地利用你的时间,你必须问自己同等重要但却经常被忽略的互补问题:你不想做什么事情?什么让你感到不快乐?什么对你来说是不重要的?使用这个方法你得到了什么?

有些人已经拥有第一个清单。少部分人也拥有第二个。但考虑到我们是那么容易分心,每天又有那么多杂念产生,第二个清单就变得比任何时候都更重要。在未来仍然能够保持成长的领导人知道这些问题的答案,每当有一个吸引他们注意力的事物出现,我们会问自己是否值得进一步投入还是忽略掉它。

这意味着,你不应当创建这些清单后就把他们放在抽屉里。这两个清单是你每天的行为指导。将它们放在日历旁,每天早晨回顾一下,并问自己:今天的计划是什么?我将在那些地方投入我的时间?我进一步投入到其中会有怎样的结果?怎样会导致我分心?然后鼓起勇气、做出选择,即使这会让一些人失望。

CEO在电梯里“逮捕”我之后,他告诉我他刚刚参加的一个会议的情况。这是一个所有入围年度企业家称号候选人的聚会,他是其中之一。这对他来说是一个重要的会议——因为这是每个人想要得到的头衔(所有评审人员也出席了该会议)——在他进去之前他做出了两个明确的决定:1)专注与会议本身;2)不查看他的黑莓手机。

让他感到惊讶的是:他是唯一一个没有粘到移动设备上的人。是其他的CEO不在意这个称号吗?是他们的业务太依赖他们以致于他们不能够离开哪怕一个小时吗?与评审者沟通不是一件明智的事情吗?

在那一个小时里只有一件最重要的事情,只有一位知道该关注什么该忽略的什么CEO的行为体现它的重要性。不管他最终是否赢得冠军,他已经赢得了这个游戏。

PS:即使借助Google Translate,但还是感觉翻译太困难了,文中有很多地方翻译的不甚贴切。

时间管理 #2 3MITS

3MITs是我很喜欢的一个技巧,其是3 Most Important Tasks/Things的缩写,是一个遵循要事第一的原则的时间管理技巧。

规则很简单:列出每天最重要的三件事,然后竭尽全力完成它们。

最近我重新开始有意识的管理自己的生活,3MITs是我几乎每天使用的工具,每天傍晚回到家会列出当晚的3MITs。

今天的列表如下:

  • 更新一篇博客(0.5h)
  • 整理这两天的Drupal随笔记(1h)
  • Novel Crawling功能规划与开发(1.5h)

我理解的成功运用3MITs的关键有以下几点:

  • 自制力,3MITs是对自己的承诺,因此要竭尽全力完成它们;
  • 3MITs至少有一条与自己的目标相关,比如我的更新一篇博客就是为了养成坚持更新博客的习惯;
  • 坚持,成功的背后是长时间的坚持和努力。

刚开始可能感觉不能很好地设定3MITs,我现在也处于这个阶段,主要原因是我的阶段目标不明确,除了更新博客外,余下两条有一定的随机性,解决方法是设置较长时间的3MITs,如周3MITs,月3MITs,季度3MITs……让长期的目标指引每天的工作,我在努力中,希望3MITs也能够给你的生活带来些变化。

PS:第4天了,继续努力。

时间管理 #1

我一直在时断时续地进行着时间管理,不过从来没有做好,也没有养成好的习惯。

工作上还好,每周会提交大致的计划,另外由于这段时间的工作任务也比较明确,每天感觉还不错,比较充实。不过,业余时间的生活则惨不忍睹,由于自己注意力涣散、不够专注的恶习,东摸摸,西碰碰,几乎是一事无成。感觉自己的生活越来越混乱,上周我决定重新拾起GTD,来理清自己的生活,调整做事的节奏。

时间管理最常见的误区有哪些?

今天知乎上看到了这个问答,粗略的看下发现我的误区还真不少,比如:

  • 我一直以为GTD就是时间管理,如果我能够严格按照起流程进行实践,我应该能够怎么怎么样,没有做好只是以为自己没有严格地去实践;
  • 我的时间管理的目标就是为了做更多的事情,结果好像都没有做好;
  • ……

接下来的一段时间,我将结合GTD、误区列表和实践重新走上时间管理的道路上,这个时间管理系列用来记录这个过程中我的一些思考。

PS:知乎是一个高质量的问答社区,上线以来已经积累了不少有深度的内容。不过为了维持内容的质量,知乎一直采用邀请机制来注册用户,如果你感兴趣,我这里还有些邀请码。

PPS:这篇文章好像还是谈及自己的碎碎念,干货呢?我先适应一下每天更新的习惯,技术类的文章我接下来也会逐步写起来。